Description du Fonds " Soutien à la Mission"

           Ce fonds est ouvert à toute espèce de demande en lien avec un besoin relatif à la mission de l’organisme.

             Au titre d’exemples non limitatifs :

  • La réalisation de projets ponctuels ayant pour objectif des activités d’éducation, de formation, de sensibilisation et de  prévention;
  • L’acquisition, la fabrication ou la réparation de biens ou de matériel directement reliés aux activités de l’organisation;
  • La tenue d’activités de financement ou autres;
  • L’acquisition de matériel visant à accroître l’efficacité administrative ou nécessaire au bon fonctionnement de l’organisation;
  • L’aménagement des lieux physiques qu’elle occupe;
  • Le soutien direct aux démunis de notre milieu.  

            Le besoin pourra avoir déjà été comblé depuis le 1er décembre dernier ou l’être au plus tard le 31 octobre de l'année en cours.

            Le coût pour combler ce besoin importe peu. Il faut toutefois savoir que l’apport de la CAFOL pourra ou pourrait laisser à l'organisme une somme à débourser qui aura été planifiée.

 

Toute demande jugée recevable, rédigée sur le formulaire approprié, aura été accompagnée des documents suivants :

  • Une copie signée de la résolution du conseil d’administration autorisant la demande ou une lettre signée par le président (e);
  • Les états financiers annuels (l’état des résultats et le bilan) les plus récents de l’organisme et des organisations qui lui sont affiliées (ex: une fondation);
  • Une justification pour les achats des biens ou services obtenus hors du territoire de la ville de Lévis, le cas échéant;

 

Étude du dossier

 Les membres du conseil décident en premier lieu de la recevabilité de la demande soit

  •   en regard de la date de son dépôt;
  •   en regard de la nature de la demande;

Puis, ils présentent à tour de rôle les demandes qui leur ont été attribuées aux fins d’en informer leurs collègues qui pourront questionner et commenter.

 

Suivant l’examen complet de toutes les demandes jugées recevables, les membres du conseil, à partir d’un document synthèse produit par l’adjointe administrative et à la connaissance du budget total attribué au fonds, devront évaluer la somme qu’ils attribueraient à chacune des demandes soumises, selon leur priorité.

Les moyennes obtenues pour chaque dossier seront finalement ajustées pour en arriver au budget total initialement déterminé.

 

Critères d’analyse

 Toute demande soumise au Fonds du Soutien à la Mission sera considérée principalement sur les quatre critères suivants ;

  •  la santé financière de l’organisme (par l’étude des états financiers les plus récents) ;
  •  l’importance du projet dans le cadre de la mission de l’organisme ;
  •  les retombées obtenues suite à sa réalisation (effets positifs sur les membres de l’organisme ou sur la communauté lévisienne;
  •  l’implication de l’organisme au sein de la CAFOL

 

Une seule demande, par année et par organisme, peut être soumise dans le cadre du Fonds du Soutien à la Mission.

           

Suivi de l’attribution des subventions

Sans vouloir brimer l’autonomie des organisations en instaurant un contrôle serré de l’utilisation des subventions, la CAFOL doit tout de même s’assurer que les argents qu’elle distribue sont utilisés conformément aux fins pour lesquelles ils ont été attribués. À cet effet, les organisations doivent signer une entente écrite avec la CAFOL en cas d’acceptation partielle ou complète de la demande et fournir les pièces justificatives demandées dans le cadre de l’engagement.

 

 Date limite du dépôt de la demande : 31 octobre